Vorming op maat

De ervaring uit vormingen en opleidingen rond verslaggeving, zowel in open aanbod als wanneer we naar organisaties zelf trekken, leert dat een workshop vaak slechts een druppel op een hete plaat is. Een opleiding inspireert medewerkers in betere verslaggeving. Echter daarmee verandert er weinig aan onderliggende processen en systemen, die evenzeer obstakels zijn.

Willen we “verslaggeving als werkinstrument” effectief  implementeren in de dagelijkse werking op lange termijn én bij alle medewerkers die hierop betrokken zijn, dan kan een trajectbegeleiding deze nood ledigen. 

Het traject behelst naast het startpunt van opleiding, 2 componenten :

• Een inhoudelijk kwaliteitstraject rond visie, procedure, participatie van gebruikers, interne communicatie en gebruik van tools. Het betreft een verdieping op hoe verslaggeving fundamenteel deel uitmaakt van hulpverleningsprocessen. Het heeft dan ook betrekking en impact op de kernprocessen en werkt kwaliteitsverhogend.
• Een implematie naar en opvolging van Het is niet omdat er sterke visies, procedures zijn uitgewerkt dat medewerkers hier ook effectief mee aan de slag gaan. Medewerkers moeten meegenomen worden in een nieuw verhaal, in nieuwe vaardigheden. Het vraagt coaching, weerstand overwinnen. Het borgen van het inhoudelijk traject op langere termijn binnen de organisatie betekent evenzeer het vastleggen van mandaten, taken en verantwoordelijkheden bij bepaalde functies (coördinatoren, teamhoofden, … ). Wie coacht er, wie volgt verslaggeving / opmaak van handelingsplannen op, zowel op casusniveau als vanuit kwaliteitsoogpunt.

We geloven dat ondersteuning en inhoudelijke input van een externe trajectbegeleider garanties geeft op een effectieve borging.

Stappenplan in het begeleidingstraject :

Onderliggende basis voor het traject is het regelgevend en wetgevend kader. Wat zijn de door de overheid opgelegde verplichtingen rond verslaggeving. Maar evenzeer hoe kunnen ruimere kwaliteitseisen vanuit overheid ingebed worden binnen verslaggeving. We denken aan participatie, vertrouwelijkheid en privacy, recht op inzage, enz… Daarnaast zijn aspecten vanuit kwaliteitszorg binnen de eigen organisatie evenzeer richtinggevend voor de dagelijkse praktijk.

Stap 1 : Regiegroep traject verslaggeving.

We installeren een regiegroep rond het traject verslaggeving. Een regiegroep kan een representatieve groep van + 8 personen zijn die het ganse traject aanstuurt, coördineert en opvolgt. De regiegroep bewaakt de voortgang en tijdsplanning rond implementatie. De regiegroep vertaalt het traject naar alle medewerkers om iedereen mee te krijgen in het verhaal. In die zin bestaat de regiegroep best uit vertegenwoordigers van alle medewerkers die met verslaggeving te maken hebben, beleidsmedewerkers, directies maar evenzeer medewerkers vanop de werkvloer. De regiegroep functioneert als tijdelijke (pro)motor van het traject.

Stap 2 : Analyse van de huidige situatie

Elk traject binnen een organisatie start bij een analyse van de stand van zaken rond verslaggeving. Waar botsen medewerkers op, wat er leeft bij medewerkers en wat is er al qua documentatie, materiaal aanwezig. Vanuit de inventarisatie formuleert de regiegroep “werven”. Werven zien we als ‘bouwwerven’ van concrete onderdelen in het traject. De regiegroep maakt een tijdsplanning, plant en organiseert overlegmomenten, communicatie naar medewerkers en volgt de uitvoering van de “werven” op.

Stap 3 : Uitvoering van de “werven” :  

Voor elke organisatie zullen werven verschillend zijn. Het traject garandeert op die manier een werken op maat van de organisatie. Voorbeelden van werven die vaak naar boven komen :

• Verdieping en actualisatie van een visie op verslaggeving.
• Uitwerken van een procedure “verslaggeving”.
• Participatie van jongeren, ouders en context.
• …

Stap 4 : Implementatie, opvolging en borging :

Een laatste stap in het traject is de implementatie naar de werkvloer. We moeten medewerkers gemotiveerd krijgen om de winstkansen te zien. Een traject waarbij medewerkers van in het begin betrokken zijn, waar zij mee eigenaar zijn, verhoogt de motivatie om de werven toe te passen. Daarnaast vraagt borging dat bepaalde personeelsgroepen de expleciete taak naar coaching en opvolging krijgen. Ook hier kan een externe begeleider faciliterend werken.

Tijdspad :

We starten met een organisatiescan waar we de werven identificiëren. Het vervolgtraject zal op basis hier van op maat van de organisatie uitgestippeld worden. De looptijd is uiteraard afhankelijk van :

• De grootte van de organisatie
• De diepgang en belang dat een organisatie er aan geeft.
• De tijd en financiële middelen die men als organisatie wil investeren.
• De “werven” die men wil aanpakken en de tijd die men eraan wil besteden.

Voor mee informatie neem vrijblijvend contact op met Kaat De Bock, kaat@jo-in.be of 0490 446 527.